Functie-omschrijving
Voor Schiphol Group is Cibeo op zoek naar een Management Assistant:

Nice to know (you)

• Wil jij met jouw organisatietalent en ondernemende karakter een belangrijke bijdrage leveren aan onze professionele en efficiënte organisatie van de Executive Committee-, de Raad van Commissarissen- en Commissievergaderingen in samenwerking met de Deputy Company Secretary?
• In de rol van Assistant to the Company Secretariaat kom je terecht in een ambitieus team waar veel eigen initiatieven worden genomen.
• Van reiziger tot medewerker: we vinden het erg belangrijk dat iedereen zich op Schiphol veilig, gewaardeerd en welkom voelt.

Connecting your world
In deze veelzijdige functie neem je proactief werk uit handen. En hoe je dit aanvliegt? Dat is aan jou. We vertrouwen op de manier waarop jij de regie pakt, keuzes maakt en daar de verantwoordelijkheid voor neemt. Jouw talenten zet jij in bij het:

• Ondersteunen van de (Deputy) Company Secretary bij de planning, voorbereiding en follow-up van vergaderingen van het Executive Committee, de Raad van Commissarissen (RvC), commissies en aandeelhoudersvergaderingen. Dit doe je in samenwerking met een collega Management Assistant van het corporate legal team. Jouw focus ligt op de RvC-, commissie- en aandeelhouders-vergaderingen.
• Coördineren van alle binnengekomen vergaderstukken, voorbereiden van agenda’s en uploaden van documentatie in de digitale board portal. Je zorgt ervoor dat de processen hieromheen zo efficiënt mogelijk verlopen.
• Verrichten van alle voorkomende taken waaronder: e-mailcorrespondentie met RvC- en ExCom-leden en senior management, complex agendabeheer, agendabewaking van vergaderingen en het plannen van afspraken voor RvC-leden met derden.
• Ontvangen en begeleiden van RvC-leden en hun gasten.
• Bewaken van informatiestromen in de breedste zin van het woord, zoals het voorbereiden en (logistiek) organiseren van vergaderingen, besprekingen en bijeenkomsten. Je bent actief in de opvolging van actiepunten van vergaderingen. Waar nodig worden acties voorbereid en voorgelegd aan de (Deputy) Company Secretary.
• Zelfstandig uitvoeren en ondersteunen van gedelegeerde taken waarbij je contact onderhoudt met diverse in- en externe partijen en instanties, zoals bijvoorbeeld het coördineren van in- en externe locaties voor vergaderingen en diners.

You´ve got this
Schiphol verbindt jouw wereld. Met de beste mensen maken we reizen veilig en verantwoord. Jij draagt hieraan bij met jouw unieke talenten, zoals de manier waarop je volledig focust op jouw doelen. Dit lukt je ook als afleidingen of tegenslagen aan de orde zijn en hoe jij soepel sterke banden met anderen opbouwt. Sowieso heb je voor deze functie:

• HBO werk- en denkniveau aangevuld met minimaal 5 jaar ervaring als assistente van een vennootschapssecretariaat, directie of senior management in een dynamische en complexe werkomgeving.
• Uitgebreide kennis van MS-officepakketten.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift.
• Ervaring met juridische processen en/of werkzaamheden voor het vennootschapssecretariaat.
• Beschikbaarheid voor 32 uur per week, bij voorkeur op woensdag, donderdag en vrijdag.
• Een flexibele, stressbestendige instelling en gevoel voor humor.

Als Assistant to the Company Secretariat bij een van de meest toonaangevende luchthavens ter wereld maak je onderdeel uit van het vennootschapssecretariaat en het corporate legal team van Royal Schiphol Group.

Goede arbeidsvoorwaarden (schaal 8 CAO Schiphol) en een volledige reiskostenvergoeding.